仕事が捗らないのは、整理整頓ができていないせいなのか。
身の回りが整理されていると、仕事というものは捗るものです。
しかし、わかっていても 「時間がない」 という理由でなかなかできないというのが事実です。
私も昔はそう思っていました。
でも、ちょっと考えてみてください。
本当は、整理の仕方や意義を知らないだけでは…？
整理整頓をしたいときには既に書類の山
整理整頓それ自体は、さほど難しいことではありません。
いるものといらないものを分け、そして、いるものを分類化してしまえばいいのです。
つまるところ、ゴミ袋を持ってきて取捨選別し、必要なものを分類化すればそれでいいのです。
では、「デスクの整理整頓」が何故難しいのか。
- それは、「いるのか、いらないのか」がわからないということ。
- そして、「デスクに収まるように、個数や種類分けを絞らなければならない」ということ。
つまり、ある程度の仕事の知識や経験がなければ、「デスクの整理整頓」は難しいのです。
- これが必要かどうなのかがわからない。
- これはどの分野のファイルに収めればいいのかわからない。
気が付いた時には、私のデスクは書類で埋まっているのです。
そう。
常日頃から整理整頓ができるなんて、夢のまた夢。
「時間がないな。 ヤバイな…」
仕事に対する知識が身に着いたからこその焦り。
そう思ったときこそ、自らを落ち着かせるために、整理整頓というものが必要になるのです。
書類は身の回りに置かないようにしよう。
意外に、整理整頓が必要のない人がいたりします。
乱雑に埋もれる書類から、欲しい資料を一発で取り出す人。
そういう人は、時間をかけて整理整頓する必要はないと思いますが、生憎、私はそうではありませんでした。
限られたスペースをさらに圧迫する書類の山。
山積みの書類は、どのあたりに物があるのかわからなくなるだけでなく、作業スペースも圧迫します。
「このままではいけない。」
私の場合、凄まじく忙しかった前職場からの人事異動から半年後、少し仕事に余裕があったので、デスクの上を整理整頓してみようという気になりました。
とりあえず、全ての資料をファイルに綴じて、その資料を壁付けの共有棚にいれてしまうことにしました。
そもそも資料は最終的には壁付の共有棚にしまうべきものなので、当たり前といえば当たり前なのですが、問題なのは、仕事として完了していない資料を閉じてしまっていいのかということでした。
普通に考えて、整理できていないものをしまってしまうわけにはいきません。
なので、まず、資料をどのように整理していくか、ということ考えました。
仕事として完了していない資料、作成途中の書類でも綴じてしまうことはできないか。
「あ、進捗状況を一覧表にすればいいのか。」
進捗がわからなくなるのが怖いから手元に置いているんであって、そのファイルを手に取った時に、一目見てわかるようにしておけば問題ない。
そう気づいて、早速取りかかりました。
台帳の作成―つまり、この仕事はどこまで終わっているのか、一目でわかるようにしたということです。
これなら、中途半端な資料を綴じてしまっても、どこから始めればいいか、わかりますよね。
そうして中途半端な資料が片付いてしまうと、机の上から紙が消えてしまいました。
残る個人資料は、パイプファイル4冊にまとめてしまいます。
- 総務ファイル…研修や休暇簿、人事評価等を綴るファイル。
- 庶務ファイル…郵便番号を印刷したものなど、異動先でも使えそうなファイル。
- 職務（業務）ファイル…今の職場で参考となる資料を綴じたファイル。（上司の「教えて」に迅速に対応するためのファイル）
- 無銘ファイル…いらないと思うんだけど、とりあず半年くらいは取っておこうと思うファイル。
いくつかの資料はやはり机の上に残ってしまうのですが、無銘ファイル以外の3冊は、基本的にデスクの引き出しにしまっています。
残業してでも整理整頓を優先するべき
台帳については通常業務の中で作成しました。
最初は簡単なものでいい。
一目見て状況がわかる台帳にするためには、とにかく要点を絞って作ること、これが大切です。
台帳作成に必須なスキル、エクセルの技は台帳を一つ作るごとに上がっていくので、どうせ最初の方に作った台帳などは、最初からやり直したくなります。
ついでに言えば、エクセルの能力が向上すると―主にVLOOKUP関数当たりを勉強すると―、台帳を作成した時点で、後に作成するべき書類が大方できてしまうようになります。
上司が何というかわかりませんが、個人的には残業してでもデスクの整理はするべきだと思っています。
- その後の仕事のスピードが、全く変わります。
- それから、ストレスが激減します。
副産物になりますが、上司がある資料を確認したいとき、個人のデスクではやっぱり遠慮してしまうところ、壁付の棚は共有スペースなので、気兼ねなく資料を確認できるようになりました。
上司「あの件、ちょっと思ったんだけどさ―」
そんなふうに声をかけてもらえることが増えたように思います。
それは、今まで手元に資料を蓄えて、ついでも問題までも抱え込んで、完成してから渡そうとしていた時と比べて、本当に楽になりました。
- この程度の問題、自分で解決できる、ではないんですね。
- この程度の問題、みんなでさっさと解決してしまおう、なんですね。
そんなことに気づいた入社5年目、6年目でした。
整理整頓すると、仕事が速くなるだけでなく、精神的にも楽になる。
勤続10年を経た現在の目標
さて、そんなこんなで勤続10年。
ここからは笑い話。
用事があって、とある職場にいる同期に会いに行きました。
実際に用事があったのは、その職場なので、同期にはアポイントなんて取っていなかったのですが、その同期がいるべきデスクの上には、パソコン一式と小さな置物が一つ。
「あれ？ …もしかして、長期休暇ですか？」
「いいえ、後ろにいますよ。」
振り返ると彼がいました。
その同期は自分より年長で、同期ながら世話にもなり、その要領の良さから尊敬もしている同期で、その彼が席に座りながら、微笑みながらこんなことを言うのです。
「机の上に何が必要か突き詰めた結果、こうなったんだよ。」
自分の机の上を思い浮かべ、いつか、あの境地に至ると決意した今日この頃です。
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